Mencatat pembayaran
Mencatat uang yang diterima di sekolah — tunai, transfer, atau QRIS — ke tagihan siswa.
Siapa yang bisa: Admin Sekolah
Perlu izin: payment-proofs.review
Halaman ini untuk uang yang Anda terima langsung — dibayar tunai di meja tata usaha, atau transfer yang Anda cek sendiri di rekening sekolah. Bukti bayar yang dikirim orang tua lewat aplikasi tidak dicatat di sini, melainkan lewat Memverifikasi bukti transfer.
Dua hal yang berbeda: tagihan dan pembayaran
Membedakan keduanya membuat sisa halaman ini masuk akal:
- Tagihan adalah kewajiban siswa — misalnya SPP SD bulan Mei. Tagihan dibuat lebih dulu.
- Pembayaran adalah uang yang masuk untuk menutup tagihan itu. Satu tagihan boleh menerima beberapa pembayaran sampai lunas.
Menu Keuangan → Pembayaran menampilkan daftar tagihan, bukan daftar uang masuk. Untuk daftar uang masuk, lihat Laporan transaksi.
Arti kolomnya:
| Kolom | Arti |
|---|---|
| Siswa | Nama dan NIS siswa |
| Jenis | Jenis pembayaran, misalnya SPP SD |
| Periode | Bulan yang ditagih, untuk tagihan bulanan |
| Tagihan | Jumlah yang harus dibayar, sudah termasuk denda |
| Terbayar | Jumlah yang sudah masuk |
| Status | Belum bayar · Sebagian · Lunas · Batal |
| Tunggakan | Ya berarti sudah lewat jatuh tempo dan belum lunas |
Mencatat uang yang diterima
Cari tagihannya
Ketik nama atau NIS siswa di kotak pencarian, atau saring dengan Belum bayar. Setelah ketemu, klik ikon Lihat detail di ujung kanan barisnya.
Periksa halaman tagihan
Perhatikan Nominal dasar, Denda, dan Tagihan. Bila ada denda, Tagihan sudah termasuk denda itu — pada contoh di atas Rp 1.000.000 ditambah denda Rp 5.000 menjadi Rp 1.005.000.
Klik Catat pembayaran
Klik Catat pembayaran di kanan atas.
Isi jumlah dan metode
Jumlah sudah terisi otomatis sebesar sisa tagihan. Ubah bila siswa membayar sebagian saja.
Metode wajib dipilih — Tunai, Transfer, atau QRIS. Inilah yang tercatat di pembukuan, jadi pilih yang sesuai kenyataan.
Bila Anda memilih Transfer atau QRIS, muncul isian Rekening tujuan. Boleh dikosongkan, tetapi sangat membantu saat mencocokkan dengan rekening koran akhir bulan.
Lengkapi tanggal dan bukti
Tanggal bayar terisi hari ini; ubah bila uang diterima pada hari sebelumnya. Tanggal di masa depan ditolak.
Catatan dan Dokumen boleh dikosongkan. Dokumen berguna untuk melampirkan foto struk atau bukti transfer, maksimal 10 MB.
Klik Simpan.
Periksa jumlah dan metode sebelum menyimpan. Pembayaran yang sudah tercatat tidak bisa diubah atau dihapus — lihat Bila terjadi kesalahan.
Setelah tercatat
- Terbayar pada tagihan bertambah, dan pembayaran muncul di Riwayat pembayaran.
- Bila sudah menutup seluruh tagihan, statusnya menjadi Lunas.
- Bila jenis pembayaran itu menahan dokumen, penahanan raport atau ijazah otomatis terbuka begitu tagihan lunas.
- Pembayaran ikut muncul di Laporan transaksi.
Bila orang tua meminta bukti, klik Cetak struk pada halaman tagihan. Tombol itu membuka dialog cetak peramban — dari sana bisa dicetak ke printer atau disimpan sebagai PDF. Setiap pencetakan dicatat, jadi terlihat siapa mencetak dan kapan.
Membuat tagihan baru
SPP bulanan dibuat serentak lewat tombol Buat SPP di halaman Pembayaran — aman dijalankan dua kali, karena tagihan yang sudah ada tidak digandakan.
Untuk tagihan di luar itu — pendaftaran, seragam, atau SPP seorang siswa yang terlewat — klik Tagihan baru, lalu pilih Siswa, Jenis, dan Tahun ajaran. Sisanya boleh dikosongkan: Nominal dasar akan mengikuti nominal standar jenis tersebut.