Memverifikasi bukti transfer
Memeriksa dan menyetujui bukti bayar yang dikirim orang tua lewat aplikasi.
Siapa yang bisa: Admin Sekolah
Perlu izin: payment-proofs.review
Ketika orang tua membayar lewat transfer atau QRIS, mereka mengunggah foto bukti bayar dari aplikasi. Bukti itu masuk ke satu antrean di sini. Pembayaran belum tercatat sampai Anda menyetujuinya — jadi antrean ini perlu diperiksa setiap hari kerja.
Selama bukti masih Menunggu, tagihan siswa tetap dianggap belum lunas. Bila jenis pembayarannya menahan dokumen, raport dan ijazah siswa juga masih tertahan. Antrean yang tidak diperiksa akan terasa oleh orang tua.
Membuka antrean
Dari menu samping pilih Keuangan → Antrean bukti.
Arti setiap kolom:
| Kolom | Arti |
|---|---|
| Status | Menunggu = belum Anda periksa · Disetujui = sudah jadi pembayaran · Ditolak = bukti tidak sah |
| Jumlah | Nominal yang diakui orang tua sudah dibayar — belum tentu sama dengan tagihan |
| Dikirim | Kapan orang tua mengunggah bukti |
| Ditinjau | Kapan Anda memutuskan. Kosong berarti masih menunggu |
Memeriksa satu bukti
Buka bukti
Klik Tinjau pada baris yang berstatus Menunggu. Panel akan terbuka dari sisi kanan.
Bandingkan tiga angka
Sebelum memutuskan, cocokkan:
- Tagihan — yang seharusnya dibayar
- Terbayar — yang sudah masuk sebelumnya
- Jumlah bukti — yang diakui orang tua di bukti ini
Lalu buka fotonya dan pastikan nominal di foto sama dengan Jumlah bukti, serta tanggal transfernya wajar.
Bila nominal pada foto berbeda dengan Jumlah bukti, jangan disetujui. Tolak dengan alasan yang jelas, lalu minta orang tua mengirim ulang dengan nominal yang benar. Menyetujui angka yang salah akan membuat pembukuan tidak cocok dengan rekening bank.
Setujui — atau tolak
Bila bukti sah: klik Setujui. Sistem meminta Metode pembayaran (Tunai / Transfer / QRIS) — wajib dipilih, karena inilah yang tercatat di pembukuan. Rekening tujuan boleh dikosongkan, tetapi sangat membantu saat rekonsiliasi bank akhir bulan (QRIS → MCM, transfer → MIB). Lanjutkan dengan Konfirmasi setujui.
Bila bukti tidak sah: klik Tolak. Alasan penolakan wajib diisi — alasan itu dibaca orang tua di aplikasi mereka, jadi tulis kalimat yang bisa langsung mereka tindaklanjuti:
- Baik: "Nominal pada bukti Rp 500.000, sedangkan tagihan bulan ini Rp 1.000.000. Mohon kirim ulang bukti untuk sisa Rp 500.000."
- Kurang baik: "Tidak valid." — orang tua tidak tahu harus berbuat apa dan akan menelepon sekolah.
Setelah disetujui
Yang terjadi otomatis, tanpa Anda melakukan apa pun lagi:
- Pembayaran tercatat dan Terbayar pada tagihan bertambah.
- Bila jumlahnya sudah menutup tagihan, status tagihan menjadi lunas.
- Bila tagihan itu sebelumnya menahan dokumen, penahanan raport/ijazah otomatis dibuka.
- Orang tua melihat statusnya berubah di aplikasi.
Untuk memastikan, buka Keuangan → Laporan transaksi — pembayaran tadi akan muncul di sana.